Avantages et inconvénients de l'espace de travail numérique

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Par Laurent Fanichet, Vice-président, Marketing, chez Sinequa

Avant même que la pandémie nous contraigne à réévaluer nos méthodes de travail, il était évident que l'espace de travail traditionnel, tel que nous le connaissions, n'était déjà plus vraiment adapté à notre époque. Une étude publiée en 2019 dans la Harvard Business Review constatait que les espaces de travail ouverts réduisent de 70 % les interactions directes entre les gens et augmentent de 50 % la production d'emails et autres façons de communiquer par messagerie. Malgré les efforts déployés par les architectes et autres concepteurs d'espaces de travail, les collaborateurs d'une entreprise finissaient par se demander s'ils ne venaient pas au bureau simplement pour rédiger  des emails. En parallèle, une étude d'Accenture publiée en 2019, soulignait que 71 % des cadres considéraient que leurs collaborateurs étaient plus « matures numériquement » que l'entreprise elle-même. Il s'attendaient que celle-ci rattrape son retard dans ce domaine.« Rattraper le retard » allait devenir l'objectif de nombre d'entreprises en introduisant parallèlement la phase de transformation numérique.

Une transformation numérique forcée

Dans le monde entier, les entreprises s'organisaient déjà pour mettre en œuvre leur transformation numérique lorsque la pandémie les a contraintes, quasiment du jour au lendemain, vers une évolution à marche forcée. La plupart d'entre elles ont constaté que le travail à distance à vaste échelle est loin d'être une solution idéale. Les espaces de travail numériques qu'elles ont conçus partaient souvent des fondamentaux technologiques, à grand renfort de clouds, de plateformes de contenu, d'applis et d'analytics. L'étape suivante verrait la transformation des processus avec les apports de l'intelligence artificielle pour « augmenter » le travail humain. Beaucoup n'en sont pas encore là. La réalité, c'est que ces technologies rejettent des volumes de données proprement inhumains, qui submergent les gens au travail. 

Une question se pose dès lors : comment les entreprises peuvent-elles mettre en place un espace de travail numérique réellement efficace sans noyer leurs collaborateurs sous un déluge d'informations ?

Enterprise Search : la pièce manquante 

Avec des employés éparses en télétravail partout dans le monde, l'accès à l'information devient à la fois une nécessité impérieuse et donc un défi majeur. Mis à part les questions de sécurité et de conformité, il est plus que nécessaire d'aider les collaborateurs à trouver ce dont ils ont besoin pour travailler. Et ce, dans différentes langues, sur des sites type,SharePoint et/ou dans des applications de messagerie. 

Une solution adéquate en matière d'espace de travail numérique, permettant à la fois de connecter data et informations reste la pièce manquante dans de nombreux plans.

L'Enterprise Search est la réponse. Elle offre à tous les collaborateurs un lieu central où ils peuvent rechercher tous les fichiers, documents, présentations, tableaux, liens Web et autres rich media. Une solution qui s'adapte aux systèmes existants et n'exige aucune intégration spécifique. 

Un gain de temps qui motive les collaborateurs 

Les articles traitant des espaces de travail numériques évoquent l' « engagement » des collaborateurs qu'il convient de susciter et d'encourager. Mais de quoi parle-t-on en réalité ?

Un salarié « engagé » est quelqu'un qui se sent associé à la vision et à la mission de son entreprise. C'est quelqu'un de productif qui accomplit les tâches qui lui sont assignées tout en restant conscient de son potentiel de croissance, en même temps que celui de l'entreprise qui l'emploie. Ce sont des gens investis, dédiés et valorisés, qui ont un impact mesurable sur la réussite de leur secteur d'activité ou de leur entreprise. Les études réalisées témoignent du fait que  les entreprises  dans lesquelles les collaborateurs se montrent les plus impliqués sont aussi celles qui enregistrent les chiffres d'affaires les plus conséquents. 

Alors que les entreprises en viennent à adopter des espaces de travail numériques, l'engagement des collaborateurs est souvent mis à mal, souvent parce que'ils éprouvent une difficulté pour trouver les informations dont ils ont besoin pour réaliser leur tâche. L'adjonction d'outils et d'applications pour mettre en œuvre l'espace de travail numérique se traduit par des informations disséminées et cloisonnées, qui obligent les collaborateurs à passer beaucoup trop de temps pour trouver leur chemin. Plus il devient difficile pour eux de trouver ce dont ils ont besoin, plus la perte de motivation devient évidente, avec lun sentiment de frustration associé.

Avec une solution cohérente en matière d'Enterprise Search, les collaborateurs bénéficient d'un panorama unifié des informations, proposé sur la base d'une expérience familière en termes de recherche. Autrement dit, ils sont en mesure de gagner du temps sur la recherche d'informations. Cette facilité nouvelle dont ils disposent leur permet d'adopter plus aisément les espaces de travail numériques, avec pour corollaire un regain d'engagement et d'implication. 

Un gain de productivité 

Les heures perdues par les collaborateurs à chercher ce dont ils ont besoin se traduisent également par d'autres conséquences aux nombreux prolongements. Sans un moyen de recherche fiable, et sans possibilité de contextualiser les données structurées et non structurées qui existent, des perspectives passent systématiquement inaperçues et la valeur intrinsèque des données est alors perdue. Les collaborateurs ont souvent besoin de demander de l'aide à leurs collègues pour trouver une information, perdant encore plus de temps et de ressources, et freinant au passage toute possibilité d'évolution. Au bout du compte, l'espace de travail numérique supposé faciliter un travail plus créatif et produit au final  l'inverse. 

Une solution d'Enterprise Search est en mesure de résoudre cette crise de l'information. Elle permet en effet de chercher et de récupérer des données, indépendamment du format, du type, de la langue et de l'endroit. Mieux encore, elle peut mettre à profit l'intelligence artificielle pour comprendre le contexte de chaque pièce du puzzle et assurer la correspondance avec l'intention de recherche. Plus on lui fournit de données, plus elle apprend. Et plus les résultats obtenus sont précis au fil des demandes nouvelles. Pour l'utilisateur final, c'est une expérience simple et familière qui offre de solides résultats. Pour l'entreprise, c'est un rouage fondamental dans le processus d'élaboration de sa transformation numérique.