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Quand l'automatisation intelligente vient en aide au personnel soignant

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Par Jean-Charles Goetz, Vice President, Sales - Southern Europe chez Kofax

Les mesures sanitaires, le vaccin, la vie qui reprend petit à petit... Et si, ne serait-ce qu'un seul instant, on osait croire que la pandémie est derrière nous. L'apparition de différents variants nous ramène vite à la réalité : celle qui nous fait vivre de véritables montagnes russes, particulièrement pour le personnel soignant dans les établissements de santé.

De nombreux hôpitaux sont toujours confrontés à des pénuries d'équipements et de lits, mais les pénuries de personnel constituent une préoccupation importante. Les infirmières, en particulier, sont en nombre insuffisant, et la fatigue frappe le personnel à tous les niveaux des services de santé.

La pression exercée sur les établissements de santé, de faire plus avec moins, ne faiblit pas. Heureusement que les technologies, comme l'automatisation intelligente, peuvent venir en aide. Elle permet aux établissements de santé de faire face à la pandémie de manière plus efficace et de soulager le personnel de la charge de travail qui leur pèse tant. Grâce à l'automatisation de certains processus, les hôpitaux sont à même de fournir des soins de meilleure qualité, de transmettre les informations patients plus rapidement et en toute sécurité, tout en réduisant les coûts. In fine, tout le monde y gagne.

Cela dit, l'automatisation intelligente n'est pas seulement un outil puissant dans la lutte contre la pandémie. Elle est également un moyen de lutter contre de nombreux autres facteurs de stress auxquels les hôpitaux sont confrontés aujourd'hui.

Enregistrements des admissions

La surcharge des hôpitaux rime avec les services d'admissions débordés. Les formulaires d'admission et les documents de sortie s'accumulent rapidement et c'est à cet instant précis que le traitement manuel des documents est extrêmement lent et sujet à l'erreur.

Pour rendre les processus des enregistrements plus rapides et plus précis, les hôpitaux peuvent s'appuyer sur certaines fonctionnalités de l'automatisation intelligentes : la capture cognitive et le traitement intelligent des documents. Ils peuvent ainsi capturer, extraire et classer avec précision des informations provenant de n'importe quelle source. L'automatisation et la numérisation éliminent les erreurs, demandent moins de travail aux collaborateurs et rendent les données disponibles plus rapidement. D'autre part, les patients sont admis et soignés plus rapidement.

Dossiers médicaux dématérialisés

Les images médicales, les rapports médicaux et autres documents créés pendant le séjour de chaque patient doivent être traités et classés. De nombreux établissements traitent des centaines de millions de documents chaque année. La saisie et le stockage manuels de ces données sollicitent fortement le personnel, ce qui ne fait qu'aggraver l'épuisement professionnel déjà ressenti.

L'automatisation intelligente, cependant, digitalise les processus de gestion des dossiers médicaux. Que les données arrivent en format papier, par mail, fax, PDF...) via le mobile, en PDF ou dans un autre format, elles sont toutes capturées, extraites et validées. Avec des informations patient envoyées vers des systèmes de gestions de données, les soignants ont une vue complète et plus précise du patient dès le premier jour. Les documents n'attendent plus d'être traités et le personnel peut consacrer plus de temps aux patients et le soigner plus rapidement.

La confidentialité et la protection des données sont également d'une grande importance lorsqu'il s'agit de dossiers médicaux. Les établissements de santé doivent assurer la sécurité des informations médicales protégées (IMP) et se conformer à la loi sur la protection et l'accès aux données médicales par les patients. L'automatisation intelligente améliore la conformité et la sécurité des données grâce à des fonctionnalités telles que l'ajout de filigrane, la surimpression et la biffure d'informations confidentielles.

Les urgences

Le stress généré par la pression, notamment aux urgences, peut aussi être atténué grâce à l'automatisation intelligente. Les urgences sont un environnement où le rythme est très soutenu et où chaque seconde compte pour un patient. Un processus d'enregistrement et de gestion des documents lent, basé sur le papier n'est tout simplement pas une option.

L'automatisation des processus permet au personnel administratif de mieux gérer l'afflux de patients et au personnel soignant d'évaluer en quelques clics qui a besoin de soins immédiats afin que les patients soient traités en fonction de leur priorité.

La chambre du patient

Chaque patient en chambre est suivi à l'aide de son dossier de soin qui l'accompagne tout le long de son hospitalisation, même en cas de changement de chambres ou de transfert dans un autre hôpital. Le personnel est bien souvent trop fatigué et trop débordé pour assurer méticuleusement le suivi des dossiers papier. Des erreurs sont inévitablement commises, mettant en péril la sécurité des patients et la réputation de l'établissement. 

L'automatisation intelligente rend les processus plus rapides. Les informations sur les soins de santé des patients sont intégrées dans tous les services et sont instantanément disponibles. Le personnel a accès à des informations précises et à jour depuis un dispositif mobile, et l'établissement dispose d'un registre numérique du parcours du patient.

Salle courrier

 Lorsqu'on pense aux systèmes de santé, la salle courrier n'est pas la première chose qui nous vient à l'esprit. Cependant, c'est l'un des services qui peut tirer le plus profit de l'automatisation car de nombreuses informations arrivent en salle courrier et doivent être traités. La saisie manuelle de certaines données comme les formulaires de demande de soins peuvent prendre plusieurs mois.

Les institutions peuvent automatiser la gestion des données provenant de n'importe quelle source, en utilisant des technologies d'intelligence artificielle pour convertir les données non structurées en données structurées. Et les demandes de remboursement peuvent être traitées en quelques jours seulement. Cette solution permet au personnel soignant d'être dédié à l'administration des soins plutôt qu'à la gestion administrative des dossiers.

Gestion des factures et des finances

Un back office efficace est tout aussi important qu'un front office bien géré. Les retards et les erreurs dans le traitement des factures peuvent entraîner des ruptures d'approvisionnement en équipements vitaux et en matériel de secours.

La capture automatisée et multicanal des factures simplifie les opérations de comptabilité fournisseurs et le traitement des factures papier, XML et PDF. L'établissement peut traiter davantage de factures avec un effectif réduit. Le coût de traitement d'une facture diminue également. Les statistiques détaillées aident le personnel du service comptabilité à identifier les obstacles dans le processus de comptabilité fournisseurs, et d'y remédier. Plus important encore, les paiements sont effectués à temps, ce qui permet de maintenir le flux de fournitures.

L'automatisation intelligente permet de relâcher la pression au sein des établissement de santé, permettant au personnel soignant de reprendre leur souffle, tout en faisant des économies et en fournissant des soins plus rapides et de meilleure qualité. Il est donc important de libérer le personnel des processus manuels et de leur donner une chance de se ressourcer, afin qu'ils puissent se concentrer sur ce qu'ils font le mieux : fournir (sans perte de temps) des soins adaptés aux patients.

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