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Téléphone, mail, notifications… : comment le cerveau réagit-il aux distractions numériques ?

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Les PME perdent plus de 3300 euros par an et par employé à cause de réunions inefficaces

réunion


Selon une nouvelle étude de Sharp, les employés des PME françaises passent environ 25 heures par mois en réunion, tout en considérant que la plupart d'entre elles sont plutôt inefficaces : cela représente une perte d'environ 3 300 € par an et par employé pour les PME.

Improductives et ennuyeuses

85% des collaborateurs ont ainsi déclaré qu'ils estimaient être plus productifs à leur bureau, et 59% d'entre eux ont déclaré que ces réunions n'aboutissent généralement pas à une action ou à un résultat concret. Enfin, 56% des collaborateurs interrogés qualifient « d'ennuyeuses » la majorité des réunions auxquelles ils assistent.

Parmi les raisons avancées pour expliquer ce manque d'intérêt pour les réunions figurent le manque de variété et de flexibilité :
  • 83% des collaborateurs français déplorent que toutes les réunions adoptent la même structure, quel que soit le sujet,
  • 66% regrettent que certaines réunions se déroulent dans des salles inadéquates,
  • 71% déclarent que les réunions sont souvent trop formelles.

Equipements inadaptés

Autre problème qui transparaît dans les résultats de l'étude de Sharp : les outils technologiques mis à disposition des employés dans les salles de réunion sont trop souvent inadaptés ou obsolètes : 26% des collaborateurs travaillent encore sur papier, et 35% font leurs présentations sur paperboards ou tableaux blancs effaçables.

« Il est clair que les réunions inefficaces ne sont pas rentables et ont un impact financier pour les entreprises, commente le Dr Nigel Oseland, psychologue du travail. Les réunions de travail sont organisées pour de multiples raisons, et pour répondre à de multiples objectifs ; il faudrait donc que les collaborateurs puissent s'appuyer sur des espaces et des technologies différents en fonction de leurs besoins, plutôt que d'utiliser inlassablement les mêmes salles et les mêmes outils."

Parmi les autres raisons fréquemment évoquées pour expliquer le manque de productivité lors des réunions figurent également :
  • Le manque de partage d'information au préalable (30%),
  • Le fait de ne pas inviter seulement les participants nécessaires (31%)
  • Le nombre de participants trop élevé (26%).

Email, réseaux sociaux : en réunion, on s'occupe autrement

Comme les réunions n'inspirent pas les collaborateurs, il n'est pas surprenant que ces derniers préfèrent faire usage de leur temps pour des activités qu'ils estiment plus productives et plus utiles : 32% des collaborateurs avouent répondre à leurs mails en retard pendant les réunions, et 15% en profitent pour rédiger la liste de toutes les tâches qu'ils ont à réaliser.

Parmi les membres des générations Y et Z (les employés qui ont entre 18 et 34 ans), environ 29% d'entre eux avouent surveiller leurs réseaux sociaux pendant les réunions - alors que les collaborateurs de plus de 55 ans ne sont que 17% à faire la même chose. Les jeunes employés confessent également, pour 42% d'entre eux, envoyer régulièrement des messages à des amis, et pour 8% passer des commandes en ligne.

Un guide
Sharp a créé un guide pour aider à améliorer la productivité lors des réunions, en se basant sur les conseils du Dr Oseland. Ce guide gratuit intitulé Des réunions optimisées peut être téléchargé à partir du site www.sharp.fr/des-reunions-optimisees

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